جایگاه مکاتبات غیررسمی الکترونیکی در اثبات دعواهای داوری ایران و چین

با گسترش ارتباطات الکترونیکی در روابط تجاری بین‌المللی، بخش قابل توجهی از تعاملات طرفین قراردادها از قالب مکاتبات رسمی خارج شده و در بسترهایی مانند ایمیل، پیام‌رسان‌ها و پلتفرم‌های مدیریت پروژه انجام می‌شود. در داوری‌های تجاری بین‌المللی، به‌ویژه در اختلافات مشترک میان شرکت‌های ایرانی و چینی، این پرسش اساسی مطرح می‌شود که مکاتبات غیررسمی الکترونیکی چه جایگاهی در اثبات دعوا دارند و تا چه حد می‌توان به آن‌ها استناد کرد؟

این مقاله به بررسی تطبیقی ارزش اثباتی مکاتبات غیررسمی الکترونیکی در داوری‌های ایران و چین می‌پردازد و چالش‌ها و راهکارهای عملی آن را تحلیل می‌کند.

مفهوم مکاتبات غیررسمی الکترونیکی

منظور از مکاتبات غیررسمی الکترونیکی مجموعه‌ای از ارتباطات دیجیتال است که خارج از چارچوب‌های رسمی پیش‌بینی‌شده در قرارداد، مکاتبات اداری سنتی یا اسناد دارای امضای رسمی انجام می‌شود، اما در عمل نقش مؤثر و گاه تعیین‌کننده‌ای در شکل‌گیری، تفسیر و اجرای تعهدات قراردادی ایفا می‌کند. این نوع مکاتبات، بازتاب‌دهنده تعامل روزمره طرفین قرارداد بوده و اغلب بیانگر اراده واقعی، قصد مشترک و رویه عملی طرفین در طول اجرای پروژه است.

در روابط تجاری بین‌المللی، به‌ویژه در پروژه‌های مشترک ایران و چین، بخش قابل توجهی از تصمیمات اجرایی، دستورات فنی و توافقات عملی، نه از طریق مکاتبات رسمی، بلکه در بستر ارتباطات الکترونیکی غیرتشریفاتی صورت می‌پذیرد.

مصادیق مکاتبات غیررسمی الکترونیکی

مکاتبات غیررسمی الکترونیکی می‌تواند اشکال متنوعی داشته باشد که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

۱. ایمیل‌های کاری غیرتشریفاتی

ایمیل‌هایی که بدون رعایت تشریفات رسمی مکاتبات اداری (مانند سربرگ، شماره نامه یا امضا) میان مدیران پروژه، مهندسان، مشاوران یا نمایندگان طرفین ردوبدل می‌شود. این ایمیل‌ها غالباً حاوی دستورالعمل‌ها، توضیحات فنی، اعلام نظر، موافقت یا مخالفت با موضوعات اجرایی هستند و در بسیاری موارد مبنای تصمیم‌گیری عملی قرار می‌گیرند.

۲. پیام‌های ردوبدل‌شده در پیام‌رسان‌ها

پیام‌های ارسال‌شده از طریق پیام‌رسان‌هایی نظیر واتساپ، وی‌چت، تلگرام یا سایر ابزارهای ارتباطی فوری که به‌ویژه در پروژه‌های مشترک ایران و چین کاربرد گسترده‌ای دارند. این پیام‌ها معمولاً به‌منظور تسریع ارتباطات، حل مسائل فوری یا هماهنگی‌های روزمره استفاده می‌شوند، اما در عمل می‌توانند حاوی پذیرش تعهد، تغییر دستور کار یا تأیید ضمنی تصمیمات باشند.

۳. مکاتبات ثبت‌شده در پلتفرم‌های مدیریت پروژه

پیام‌ها، اعلان‌ها و ثبت وقایع در سامانه‌های مدیریت پروژه، سیستم‌های ERP، نرم‌افزارهای کنترل پروژه یا پلتفرم‌های همکاری آنلاین که برای مستندسازی روند اجرا، اعلام تغییرات یا پیگیری امور استفاده می‌شوند. این مکاتبات اگرچه ممکن است غیررسمی تلقی شوند، اما به دلیل ثبت سیستمی، از ارزش اثباتی بالاتری برخوردارند.

۴. ثبت الکترونیکی دستورات یا توافقات شفاهی

در بسیاری از پروژه‌ها، دستورات یا توافقات ابتدا به‌صورت شفاهی (جلسات، تماس تلفنی یا مذاکرات حضوری) مطرح می‌شود و سپس خلاصه آن به‌صورت پیام الکترونیکی، ایمیل یا پیام‌رسان ثبت و تأیید می‌گردد. این ثبت الکترونیکی می‌تواند نقش مهمی در اثبات وجود یا محتوای توافق ایفا کند.

ویژگی‌های حقوقی مکاتبات غیررسمی الکترونیکی
مکاتبات غیررسمی الکترونیکی معمولاً دارای ویژگی‌های زیر هستند:

·  فاقد امضا یا قالب رسمی قراردادی‌اند

· در چارچوب مکاتبات روزمره و اجرایی انجام می‌شوند

·  سرعت و سهولت در ارتباط را جایگزین تشریفات رسمی می‌کنند

·  به‌طور مستقیم با اجرای عملی قرارداد مرتبط‌اند

با وجود این ویژگی‌ها، این مکاتبات می‌توانند در داوری‌های تجاری به‌عنوان قرینه، اماره یا حتی دلیل مؤثر مورد استناد قرار گیرند؛ مشروط بر آنکه اصالت، انتساب و ارتباط آن‌ها با موضوع اختلاف احراز شود.

اهمیت مکاتبات غیررسمی در احراز اراده واقعی طرفین

اگرچه مکاتبات غیررسمی الکترونیکی غالباً فاقد عنوان رسمی یا ارزش شکلی سند هستند، اما در بسیاری از موارد مهم‌ترین ابزار برای کشف قصد واقعی طرفین محسوب می‌شوند. داوران در رسیدگی‌های داوری، به‌ویژه در اختلافات پیچیده ایران و چین، معمولاً به رفتار عملی طرفین و رویه جاری آن‌ها توجه می‌کنند و مکاتبات غیررسمی نقش کلیدی در تبیین این رفتار ایفا می‌کند.

در نتیجه، این مکاتبات نه‌تنها بخشی از واقعیت اجرایی قرارداد را منعکس می‌کنند، بلکه می‌توانند مسیر تفسیر تعهدات و حل اختلاف را به‌طور اساسی تحت تأثیر قرار دهند.

جایگاه مکاتبات غیررسمی الکترونیکی در داوری ایران

در نظام حقوقی ایران، ادله اثبات دعوا بر مفاهیمی همچون سند، اقرار، شهادت، قسم و امارات استوار است. اگرچه قوانین سنتی ایران در زمان تدوین خود ناظر بر اسناد کاغذی بوده‌اند، اما با گسترش روابط تجاری الکترونیکی و پذیرش تدریجی ادله دیجیتال، مکاتبات الکترونیکی نیز در رویه داوری و رسیدگی‌های شبه‌قضایی جایگاه مشخصی یافته‌اند.

در داوری‌های تجاری ایران، مکاتبات غیررسمی الکترونیکی – از قبیل ایمیل‌ها و پیام‌های پیام‌رسان‌ها – در صورت احراز شرایط لازم، می‌توانند ذیل عنوان «سند الکترونیکی» یا به‌عنوان «اماره قضایی» مورد استناد قرار گیرند و در کنار سایر ادله، در شکل‌گیری نظر داور نقش ایفا کنند.

ماهیت اثباتی مکاتبات غیررسمی در داوری ایران

در عمل، رویکرد داوران ایرانی نسبت به مکاتبات غیررسمی محتاطانه است. این مکاتبات معمولاً:

·  به‌عنوان قرینه و اماره تلقی می‌شوند، نه دلیل مستقل و قطعی

· به‌تنهایی برای اثبات ادعا کفایت نمی‌کنند، مگر آنکه با سایر ادله هم‌راستا باشند

·  نقش تقویتی در تفسیر قرارداد، احراز قصد طرفین و تشخیص رویه عملی ایفا می‌کنند

به همین دلیل، ارزش اثباتی مکاتبات غیررسمی غالباً نسبی و وابسته به اوضاع و احوال پرونده است.

معیارهای ارزیابی مکاتبات الکترونیکی توسط داوران ایرانی

داوران در داوری‌های ایران برای پذیرش و ارزیابی مکاتبات غیررسمی الکترونیکی، به معیارهای مشخصی توجه می‌کنند، از جمله:

۱. ارتباط مکاتبه با موضوع اختلاف

محتوای پیام یا ایمیل باید به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم با موضوع دعوا مرتبط باشد و بتواند ادعای یکی از طرفین را تأیید یا تضعیف کند. مکاتبات حاشیه‌ای یا فاقد ارتباط ماهوی معمولاً ارزش اثباتی محدودی دارند.

۲. رفتار متعاقب طرفین قرارداد

داوران صرفاً به متن پیام اکتفا نمی‌کنند، بلکه رفتار بعدی طرفین را نیز بررسی می‌کنند. اگر اقدام عملی طرفین با محتوای مکاتبه همخوانی داشته باشد، ارزش اثباتی آن به‌طور قابل توجهی افزایش می‌یابد.

۳. احراز اصالت و انتساب مکاتبه

پذیرش ایمیل‌ها و پیام‌های پیام‌رسان‌ها منوط به احراز هویت فرستنده، تعلق حساب کاربری یا آدرس ایمیل به وی و اطمینان از عدم جعل یا دستکاری محتوا است. در موارد اختلاف، استفاده از کارشناسی فنی یا ادله تکمیلی ضروری می‌شود.

۴. عدم تعارض با اسناد رسمی قرارداد

چنانچه محتوای مکاتبه غیررسمی با مفاد صریح قرارداد یا مکاتبات رسمی در تعارض باشد، داوران ایرانی معمولاً اولویت را به اسناد رسمی و مکتوب می‌دهند، مگر آنکه دلایل قوی بر تغییر اراده طرفین ارائه شود.

نقش مکمل مکاتبات غیررسمی در داوری ایران
در رویه عملی، مکاتبات غیررسمی الکترونیکی زمانی بیشترین تأثیر را در داوری‌های ایران دارند که:

·  در کنار قرارداد، الحاقیه‌ها و صورت‌جلسات رسمی ارائه شوند

·  برای تبیین ابهامات قراردادی یا پر کردن خلأهای اجرایی به کار روند

· به‌عنوان قرینه‌ای بر توافق ضمنی، سکوت مؤثر یا تغییر رویه عملی مورد استناد قرار گیرند

در چنین شرایطی، این مکاتبات می‌توانند نقش تعیین‌کننده‌ای در اقناع داور و جهت‌دهی به رأی داوری ایفا کنند.

جایگاه مکاتبات غیررسمی الکترونیکی در داوری چین

در نظام حقوقی چین، مفهوم «ادله الکترونیکی» به‌طور صریح و مستقل شناسایی شده و در قوانین آیین دادرسی و رویه‌های داوری، جایگاه مشخصی دارد. این رویکرد موجب شده است که نهادهای داوری چین، به‌ویژه کمیسیون داوری اقتصادی و تجاری بین‌المللی چین (CIETAC)، برخوردی منعطف و واقع‌گرایانه با مکاتبات دیجیتال و غیررسمی داشته باشند.

در داوری‌های تجاری چین، تمرکز اصلی نه بر قالب شکلی مکاتبه، بلکه بر کارکرد عملی، محتوای پیام و نقش آن در روابط تجاری طرفین است. به همین دلیل، مکاتبات غیررسمی الکترونیکی در بسیاری از پرونده‌ها به‌عنوان یکی از ادله اصلی مورد بررسی قرار می‌گیرند.

پذیرش گسترده پیام‌رسان‌ها در داوری چین

در عمل، پیام‌های ردوبدل‌شده در پیام‌رسان‌هایی مانند وی‌چت نقش پررنگی در اختلافات تجاری چین دارند. وی‌چت به‌عنوان ابزار غالب ارتباطات تجاری، نه‌تنها وسیله تبادل اطلاعات، بلکه بستری برای توافقات اجرایی، دستورات کاری و هماهنگی‌های قراردادی محسوب می‌شود. از این‌رو، داوران چینی به پیام‌های وی‌چت همانند سایر ادله الکترونیکی توجه جدی نشان می‌دهند، مشروط بر آنکه شرایط فنی و حقوقی لازم احراز شود.

معیارهای ارزیابی مکاتبات غیررسمی در داوری چین

رویکرد داوری چین در پذیرش مکاتبات غیررسمی الکترونیکی مبتنی بر سه معیار اساسی است:

۱. اصالت (Authenticity)

داوران بررسی می‌کنند که پیام یا مکاتبه واقعاً صادرشده از سوی شخص یا نهادی است که به او منتسب شده است. در این مرحله، اطلاعات حساب کاربری، سوابق ارتباطی و داده‌های فنی مورد توجه قرار می‌گیرد.

۲. تمامیت (Integrity)

محتوای مکاتبه باید کامل و بدون حذف، تغییر یا دستکاری ارائه شود. هرگونه شبهه نسبت به ویرایش یا تقطیع پیام می‌تواند ارزش اثباتی آن را کاهش دهد یا به‌کلی از بین ببرد.

۳. قابلیت انتساب (Attribution)

باید احراز شود که حساب کاربری، شماره تماس یا شناسه پیام‌رسان به‌طور مؤثر تحت کنترل شخص یا نماینده مجاز وی بوده و محتوای پیام به اراده او قابل انتساب است.

نقش ابزارهای فنی و کارشناسی

در داوری‌های چین، برای احراز شرایط فوق، استفاده از کارشناسی فنی، گزارش‌های دیجیتال فارنزیک و ابزارهای تخصصی تحلیل داده امری متداول است. داوران در صورت لزوم از کارشناسان مستقل برای بررسی متادیتا، سوابق سیستمی و مسیر انتقال پیام‌ها بهره می‌گیرند تا از صحت ادله الکترونیکی اطمینان حاصل شود.

نقش تعیین‌کننده مکاتبات غیررسمی در داوری چین
در پرتو این رویکرد، مکاتبات غیررسمی الکترونیکی در داوری‌های چین می‌توانند:

·  به‌عنوان دلیل اصلی برای احراز وجود یا تغییر تعهدات قراردادی مطرح شوند

·  مبنای اثبات توافقات ضمنی یا اصلاحات عملی قرارداد قرار گیرند

·  نقش تعیین‌کننده‌ای در تفسیر رفتار و قصد واقعی طرفین ایفا کنند

در بسیاری از پرونده‌ها، پیام‌های غیررسمی حتی بر اسناد رسمی مقدم شمرده شده‌اند؛ به‌ویژه زمانی که رفتار اجرایی طرفین با محتوای مکاتبات الکترونیکی همخوانی داشته باشد.

مقایسه تطبیقی رویکرد ایران و چین نسبت به مکاتبات غیررسمی الکترونیکی

مقایسه رویکرد ایران و چین نسبت به مکاتبات غیررسمی الکترونیکی نشان‌دهنده تفاوت‌های بنیادین حقوقی، رویه‌ای و حتی فرهنگی در ارزیابی ادله اثبات دعوا در داوری است. این تفاوت‌ها به‌ویژه در داوری‌های مشترک ایران و چین، تأثیر مستقیمی بر نحوه رسیدگی، ارزیابی ادله و در نهایت نتیجه دعوا دارد.

در نظام داوری ایران، رویکردی محتاطانه و محافظه‌کارانه نسبت به مکاتبات غیررسمی مشاهده می‌شود. داوران ایرانی غالباً این مکاتبات را به‌عنوان قرینه و اماره در کنار سایر ادله می‌پذیرند و به‌ندرت آن‌ها را دلیل مستقل و تعیین‌کننده تلقی می‌کنند. تأکید اصلی بر اسناد رسمی، قرارداد مکتوب و مکاتبات دارای تشریفات حقوقی است.

در مقابل، در داوری چین، پذیرش ادله الکترونیکی رویکردی عمل‌گرایانه و انعطاف‌پذیر دارد. داوران چینی، به‌ویژه در نهادهایی مانند CIETAC، تمرکز خود را بر واقعیت تجاری، رفتار عملی طرفین و کارکرد واقعی مکاتبات قرار می‌دهند. در این نظام، مکاتبات غیررسمی می‌توانند حتی نقش محوری در احراز تعهدات یا تغییرات قراردادی ایفا کنند.

علاوه بر تفاوت‌های حقوقی، تفاوت‌های فرهنگی نیز بر ارزیابی داوران اثرگذار است. در فرهنگ تجاری چین، توافقات عملی و رویه اجرایی اهمیت بالایی دارد، در حالی که در فضای حقوقی ایران، قالب رسمی و شکل حقوقی اسناد همچنان نقش پررنگ‌تری ایفا می‌کند.

نکته قابل توجه دیگر، نقش فعال‌تر داور در نظام داوری چین است. داوران چینی با استفاده از ابزارهای فنی، کارشناسی دیجیتال و تحلیل داده، نقش فعالی در احراز اصالت و اعتبار ادله الکترونیکی دارند؛ در حالی که در داوری ایران، این نقش غالباً محدودتر و وابسته به ادله ارائه‌شده توسط طرفین است.

این تفاوت‌ها در داوری‌های مشترک ایران و چین اهمیت دوچندان می‌یابد و عدم توجه به آن‌ها می‌تواند موجب برآورد نادرست ریسک‌های اثباتی شود.

کاربرد مکاتبات غیررسمی در داوری‌های ایران و چین

در اختلافات ناشی از قراردادهای EPC، پروژه‌های زیرساختی و همکاری‌های صنعتی مشترک ایران و چین، مکاتبات غیررسمی الکترونیکی نقش کلیدی و گاه تعیین‌کننده‌ای ایفا می‌کنند. ماهیت پیچیده این پروژه‌ها و نیاز به تصمیم‌گیری‌های سریع اجرایی، موجب می‌شود بسیاری از توافقات و دستورات خارج از چارچوب مکاتبات رسمی شکل بگیرد.

از مهم‌ترین کاربردهای مکاتبات غیررسمی در این داوری‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

·    صدور دستورات فنی یا اجرایی خارج از قالب رسمی قرارداد

·   تأیید ضمنی تغییرات در طراحی، مشخصات فنی یا برنامه زمان‌بندی

·   تمدید مهلت‌های قراردادی از طریق ایمیل یا پیام‌رسان‌ها

·  سکوت یا عدم اعتراض طرف مقابل که در رویه داوری به‌عنوان پذیرش یا رضایت ضمنی تلقی می‌شود

این مکاتبات، تصویری واقعی از نحوه اجرای پروژه و تعامل عملی طرفین ارائه می‌دهند. نادیده گرفتن آن‌ها در فرآیند داوری می‌تواند منجر به تفسیر نادرست واقعیت‌های قراردادی و فاصله گرفتن رأی داوری از شرایط واقعی اجرای قرارداد شود.

چالش‌های اثباتی مکاتبات غیررسمی الکترونیکی

با وجود اهمیت عملی، استناد به مکاتبات غیررسمی الکترونیکی با چالش‌های اثباتی قابل توجهی همراه است که در داوری‌های بین‌المللی ایران و چین تشدید می‌شود.

مهم‌ترین این چالش‌ها عبارت‌اند از:

·  دشواری احراز اصالت و انتساب پیام‌ها، به‌ویژه در پیام‌رسان‌ها

·   خطر ترجمه نادقیق مفاهیم حقوقی و فنی در مکاتبات چندزبانه

·  تعارض زبان مکاتبات غیررسمی با زبان حاکم قرارداد

· امکان حذف، ویرایش یا سوءاستفاده از پیام‌ها در غیاب مستندسازی مناسب

این چالش‌ها می‌تواند ارزش اثباتی مکاتبات را کاهش داده یا حتی موجب رد آن‌ها توسط داور شود، مگر آنکه به‌صورت حرفه‌ای مدیریت شوند.

راهکارهای کاهش ریسک و افزایش اعتبار اثباتی مکاتبات غیررسمی

برای افزایش ارزش اثباتی مکاتبات غیررسمی الکترونیکی در داوری‌های ایران و چین، اتخاذ رویکردی پیشگیرانه و حرفه‌ای ضروری است. مهم‌ترین راهکارهای عملی عبارت‌اند از:

· شناسایی صریح مکاتبات الکترونیکی به‌عنوان دلیل قابل استناد در متن قرارداد

·   تعیین زبان حاکم بر مکاتبات غیررسمی یا الزام به تأیید آن‌ها در زبان رسمی قرارداد

· آرشیو منظم، امن و قابل رهگیری پیام‌ها و ایمیل‌ها

· استفاده از ترجمه حقوقی تخصصی متناسب با داوری بین‌المللی

· پیش‌بینی نقش کارشناسی فنی و دیجیتال فارنزیک برای احراز اصالت ادله

اجرای این راهکارها می‌تواند به‌طور مؤثری از بروز اختلافات اثباتی در مرحله داوری جلوگیری کند و موقعیت طرفین را در فرآیند رسیدگی تقویت نماید.

نتیجه‌گیری

مکاتبات غیررسمی الکترونیکی به‌عنوان بخشی جدایی‌ناپذیر از روابط تجاری مدرن، نقش مهمی در اثبات دعواهای داوری ایران و چین ایفا می‌کنند. تفاوت رویکردهای حقوقی و فرهنگی دو کشور، نحوه ارزیابی این مکاتبات را به‌شدت تحت تأثیر قرار می‌دهد. درک صحیح این تفاوت‌ها و مدیریت هوشمندانه مکاتبات دیجیتال می‌تواند به‌طور چشمگیری ریسک‌های داوری را کاهش داده و از منافع حقوقی و تجاری طرفین قرارداد محافظت کند.